Аутсорсинг: что это такое простыми словами

Аутсорсинг – это договорная передача той или иной функции специалисту другой компании (outsourcing — внешний источник). Часто организация заказывает непрофильные функции (реклама, охрана, уборка, транспортные услуги, маркетинг). Компании, специализирующиеся на аутсорсинге, могут предоставлять разным предприятиям сотрудников определенных профессий, чья работа невыгодна на постоянной основе.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг по бухгалтерии. Наиболее часто используется данный вид аутсорсинга. Согласно отчету Neo Analytics за 2020 год, 1 млн корпораций и индивидуальных предпринимателей пользуются бухгалтерскими услугами на аутсорсинге в России. В настоящее время это около 15% всех работающих компаний. Имейте в виду, что в отличие от других видов работ, описанных ниже, всегда необходимо иметь бухгалтерскую службу. К услугам внештатных бухгалтеров часто прибегают представители малого бизнеса. У них не хватает отчетов, чтобы держать бухгалтера в штате и платить деньги. Этот способ работы также выгоден для внештатных работников. Поскольку он может работать одновременно в нескольких компаниях, его заработок полностью зависит от его достижений и навыков.

Аутсорсинг в производстве. В данном случае заказчик передает в работу часть своего цикла производства (или полностью) другой компании. Такой тип аутсорсинга обычно применяется организациями, которые создают автомобили, станки, самолеты и многое другое. Отдельные детали гораздо удобнее заказывать в других организациях. Рекламные агентства также используют аутсорсинг производства, когда им нужна типография.

IT-аутсорсинг. Для решения многих ИТ-задач лучше обратиться к специалисту. Далеко не все организации могут на постоянной основе обеспечить работой опытных специалистов. ИТ-специалистам малого бизнеса обычно требуется создать сайт один раз, и только время от времени поддерживать его производительность. Иметь в штате таких специалистов невыгодно, поэтому для многих ИТ-задач целесообразно нанимать отдельную компанию.

Аутсорсинг кадров в последние годы становится все более популярным. Интерес к аутсорсинговым компаниям обусловлен новыми подходами к выбору сотрудников. Поскольку организация – это механизм, который должен функционировать слаженно, сейчас важно оценивать не только профессиональные качества, но и личные качества. Это значительно усложняло поиск новых сотрудников. Аутсорсинг по штатным сотрудникам не популярен, так как компании не часто ищут должностных лиц на высокие должности. Такими задачами занимаются хедхантеры (headhunters с англ. охотники за головами). Они буквально ищут необычных специалистов и завлекают клиентов в компанию.

Аутсорсинг юристов. Конечно, на предприятиях имеются штатные юристы или целые отделы. Однако невозможно одинаково хорошо знать все отрасли права. Эта область очень большая. Когда компания сталкивается со сложным юридическим вопросом, она обычно привлекает стороннего юриста, который специализируется на конкретном вопросе.

Преимущества и недостатки

Выделим основные преимущества аутсорсинга в любой отрасли:

1. Оплата по факту полученного результата. Штатные сотрудники должны получать оплачиваемый отпуск, больничные, премии, питание и бонусы (некоторые организации). Помимо этого необходимо перечислять налоги в ФНС и оборудованием рабочего пространства. Это все не имеет значения для вас, когда вы пользуетесь услугами аутсорсинга. Платите напрямую только за выполненные услуги.
2. Работая с кратковременным проектом можно хорошо сэкономить деньги и время. Разработка интернет сайтов или брендбука — краткосрочный проект. Гораздо выгоднее нанять команду мастеров для краткосрочного проекта, нежели нанимать людей по отдельности.
3. Возможность в разы повысить качество производства. Поиск квалифицированного персонала на необходимые должности не всегда является легкой задачей. Его может просто не быть, а может требоваться высокая зарплата, которую организация пока не может обеспечить.
4. Исполнитель полностью ответственен за предоставление своей услуги. Если сотрудник допустит ошибку, его только отчитают, лишат премий или же уволят. Однако вам придется решать проблему самостоятельно. При заключении договора со сторонней организацией, у обеих сторон есть обязанности, которые не должны нарушаться.
   Крупные аутсорсинговые компании, оказывающие услуги бухгалтерии, гарантируют личную профессиональную ответственность. Данная страховка может стоить даже несколько десятков миллионов рублей. С другой стороны, если клиент теряет деньги из-за ошибки аутсорсера, например задолженности или штрафа, страхование может помочь избавиться от расходов, понесенных в результате ошибки.
5. Аутсорсинг по бухгалтерии и юридическим делам предлагает свои услуги для международных компаний, которые хотят создавать дочернюю компанию: расчёт налогов, бухгалтерский расчёт и другие аспекты законодательства. Так вы сможете избежать юридических проблем, успокоиться и развивать свой бизнес.

Аутсорсинг имеет и недостатки:

1. При неправильном планировании можно потерпеть слишком большие расходы. Когда мы упомянули положительные стороны аутсорсинга, я сказал, что мне не нужно тратить дополнительные ресурсы на отпуск или больничный. Но аутсорсинговые услуги — не дешевая радость. Если компания слишком много отдает на аутсорсинг, есть риск, что это будет стоить больше, чем штатный сотрудник. Прежде чем прибегать к аутсорсеру, тщательно просчитайте стоимость и сравните ее со стоимостью штатного сотрудника.
2. Аутсорсер-компания может обанкротиться в любой момент. Зачастую аутсорсинговая компания может разориться и полностью прекратить работу, когда выполняет вашу задачу.
3. Риск в потере контроля над выполнением работы. Сторонние подрядчики и компании-клиенты связаны договорами об аутсорсинге, заключенными на первых этапах сотрудничества. Если вы не учтете некоторые аспекты договора, исполнитель будет следовать за вами, и не обязан решать какие-либо организационные вопросы. Но в тоже время аутсорсеры дорожат своей репутацией и, стоит отметить, что они часто идут заказчику на уступки.
4. База аутсорсинга не имеет чёткого определения со стороны законодательства. В настоящее время отсутствуют законодательные положения, которые напрямую касаются работы с аутсорсинговыми услугами. Если вы хотите работать со сторонней организацией, вы можете брать информацию из главы «Возмездное оказание услуг» ГК РФ.
5. Опасность в распространении корпоративных данных. Для того, чтобы предотвратить распространение корпоративной информации, включите пункт о конфиденциальности в договор с подрядчиком. Поэтому получить компенсацию можно хотя бы через суд.
6. Даже в неожиданных ситуациях сложно поменять договорённости. Из-за таких ограничений непросто управлять процессом бизнеса, поэтому он недостаточно гибкий.
7. Иногда могут попасться недостаточно квалифицированные аутсорсеры. Выбирая штатного сотрудника, начальство проверяет его профессиональные способности и решает, брать ли его на работу. Для аутсорсинговых компаний вы точно не знаете, на что способны ваши сотрудники, и можете полагаться только на добросовестность сторонних компаний.

Оплата аутсорсинга

Оплатить трудовые услуги аутсорсера можно 3-мя способами:

• Оплата исполненной работы за объём. Суть заключается в том, что сначала нужно задать объем работы, которую необходимо выполнить, и стоимость оплаты, которую получит исполнитель за выполнение задачи. По окончании работы аутсорсер получит оплату. Рассмотрим пример аутсорсинга IT-услуг. Предположим, вы желаете заказать лендинг. Используйте пейджер для создания проекта страницы и определения необходимого функционала (всплывающие окна, кнопки регистрации, чат-боты и т. д.). На основании проекта аутсорсер объявляет стоимость работ. Сотрудники получают деньги, как только сайт готов.
• Оплата за рабочий час. Данный метод хорошо подходит для найма стороннего работника на небольшую работу. К примеру, вам небходимо обслуживать сервер для вашего сайта, но у одного сотрудника в штате не хватает задач. По факту он будет простаивать полдня. Для такой работы вы можете нанять аутсорсера для выполнения работы, и вам будут платить в соответствии с потраченным на вас временем.
• Оплата за период работы. Выявить конкретное количество времени, которое необходимо потратить на задачу получается не всегда. К примеру, предположим, что вы хотите представить новую функцию на своем сайте. Программисты могут дать примерное время на выполнение задачи, но понимают, что на сайте уже есть код, в который нужно встроить новые элементы, что может привести к проблемам в процессе разработки. В этом случае сначала устанавливается стоимость рабочего времени программиста, а окончательная стоимость услуги рассчитывается после завершения работы, то есть когда аутсорсер знает, сколько часов он потратил на реализацию новых функций.

IT-аутсорсинг: мифы в работе

В процессе знакомства с компанией будут представлены лучшие разработчики, но после все процессы будут делать новички. Ответственные организации никогда так не поступают, потому что им нужны успешные кейсы для создания репутации на рынке. Если вы все еще беспокоитесь о таких последствиях, в вашем контракте может быть указан состав вашей команды. Это может быть неизбежно (допустим, если сотрудник заболеет), но это уже исключительный случай, и компания заменяет его таким же опытным сотрудником.

Сторонняя организация будет во всём соглашаться со мной, из-за этого могут быть упущены хорошие возможности. От персонала зависит прибыль компании, поэтому для развития организации сотрудники стараются больше. И аутсорсер, который следует обязательствам, может казаться, несомненно, способным пойти за заказчиком, чтобы быстро сдать проект, даже если тот не прав. На самом деле аутсорсинговым компаниям важно показывать лучшие показатели своих проектов, чтобы в дальнейшем показывать эти результаты в качестве примера. Поэтому, лучше стоит поверить: настоящие специалисты сделают все возможное, чтобы показать вам правильный курс действий.

Аутсорсерские IT-проекты дорогие, потому что исполнители затягивают с выполнением, чтобы получать много денег и меньше работать. Конечно, такие несчастные люди есть практически где угодно. Однако вы можете отслеживать этапы работы так же, как обычный сотрудник. Главное не терять связь с исполнителем. Конечно, такие работники имеются практически везде. Но всё же, просматривать всю их работу можно также, как и при посещении офиса. Важное условие - это регулярное общение с сотрудником.

Зачастую программисты работают удалённо, в последствие чего их работа непродуктивна. Правда, удалённая работа не даёт гарантии на низкую производительность. Многие люди при работе в офисе не могут сконцентрироваться и начать эффективно работать. Для них работа из дома — это эффективное повышение производительности. Таким образом, рабочее место не имеет ничего общего с производительностью труда сотрудников. Главное, чтобы ему было комфортно выполнять поставленную задачу.

Услуги аутсорсинга персонала ? это новый бизнес-раунд. Используя азы правильного финансирования и планирования задач, вы можете сэкономить значительные ресурсы. Экономия достигается благодаря выполнению задач сторонней компанией. Обратите особое внимание на условия поставки и составление договора о сотрудничестве, чтобы минимизировать все риски.