Расчет командировок: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

Работа некоторых компаний в той или иной степени связана с необходимостью отправлять своих сотрудников в командировку.

Учет стоимости отправки работников за пределы рабочего места ведется в налогообложении исходя из специфики работы, длительности поездки и прочих особенностей. Работник обязан отчитываться о расходах, понесенных в рамках поездки, передавая квитанции, чеки и прочие документы. Если один из них потерялся, не стоит компенсировать затраты из своего кармана. Достаточно гостиничные чеки с подтверждением заказать на doc-msk-1.com, чтобы потом передать руководству для учета.

Перечень затрат на командировочные расходы

Расходы, которые необходимо компенсировать за совершение поездки, являются открытыми – об этом прямо говорит действующий Трудовой кодекс. Сюда относятся расходы, связанные с:

• затратами на проезд к месту назначения и назад;
• комиссионными сборами, расходами на авиатрансферы;
• суточными;
• расходами на аренду жилья;
• оплатой связи;
• затратами на регистрацию и выдачу служебного загранпаспорта или получение визы;
• затратами на обмен банковского чека или наличной валюты.

Уменьшение или увеличение размера суточных

Многие начинающие руководители часто задаются вопросом о том, есть ли возможность увеличить или уменьшить суточные. При формировании пункта расходов по налогу на прибыль необходимо принимать во внимание все суммы суточных, величина которых регламентирована локальными нормативными актами или коллективным договором. Тем не менее, если эта сумма превышает 700 и 2500 рублей для внутренних и заграничных поездок, придется дополнительно начислить страховые взносы и НДФЛ.

Локальные или коллективные акты устанавливают последовательность действий при начислении суточных сотруднику, включая день отправки и возвращения на работу до и после командировки. Когда человек пребывает за пределами страны, выплата суточных производится в иностранной валюте, а когда приезжает обратно домой – уже в государственной.

Необходимо отметить, что выплата суточных при однодневной командировке может и не производиться, если у рабочего есть возможность каждый день отправляться на место жительства. С другой стороны, такие выплаты придется делать, чтобы компенсировать иные расходы работника.

Расходы на питание

Оплата питания в качестве выплаты, позволяющей освободиться от НДФЛ, не предусматривается действующим законодательством. Тем не менее, пункт о предоставлении питания можно включить в комплекс иной услуги – например, в состав правил оказания транспортировочных услуг. Освободиться от уплаты НДФЛ можно, если командированные сотрудники получают компенсацию за трансфер в поездах комфортабельного класса, где также включены все расходы на сервисные услуги, которые могут предоставляться в подобных составах. Дополнительные сервисные услуги, которые формируют общую стоимость билета, принимаются в полном объеме во внимание для задач налога на прибыль.

Применение аналогичного подхода практикуется и при выплате сотрудникам средств, связанных с оплатой гостиниц. Ведь местная практика гостиничного сервиса уже давно предусматривает включение завтрака в стоимость. Применение такого решения дает возможность полностью исключить налоговые риски, когда налогоплательщику предъявляют счет, где не выделены дополнительные услуги, включая двухразовое или трехразовое питание.