Сложности при оформлении служебных поездок
Составление отчета о служебной поездке в общем случае не вызывает особых сложностей. Однако это верно лишь тогда, когда командируемый предоставляет все требуемые документы и соблюдает внутрикорпоративные правила. Практика показывает, что высокопоставленные руководители нередко отходят от данного принципа, что ведет к возникновению различных затруднений.
Руководитель не предоставил счет из гостиницы
Зачастую выписка из гостиницы происходит второпях из-за опасения не успеть вовремя на переговоры, поезд, самолет и т. д. В итоге счет за проживание в номере отсутствует. Чтобы получить гостиничные чеки СПб, надо найти контактные данные гостиницы в интернете, связаться с ее сотрудниками и попросить прислать эти документы по факсу или по электронной почте. Наличие пометки "Дубликат" не препятствует представлению чеков документа в бухгалтерию. Тот же способ может использоваться для получения чеков из ресторанов.
Произведены дополнительные затраты на проживание либо поездки
В некоторых случаях во время служебной поездки руководитель решает поменять приобретенные билеты, купить дополнительные, сменить гостиницу, причем все соответствующие затраты он оплачивает самостоятельно. Для компенсации бухгалтерией затрат требуется служебная записка с обоснованием, подписанная вышестоящим руководителем. Следует учитывать, что наличие подписи вышестоящего руководителя под таким документом необязательно. Наряду со служебной запиской желательно предоставить бухгалтерии документы, которые подтверждают проведение командированным деловых переговоров в интересах компании. К ним относятся:
- отчеты об участии в переговорах;
- проекты обсуждавшихся договоров;
- протокол проведенных переговоров.
Отсутствие отметки в командировочном удостоверении
Чаще всего отметка в командировочном удостоверении проставляется в офисе фирмы, в которую прибывает командируемый. При отсутствии такой возможности допускается внесение отметок в удостоверение о прибытии и убытии в отеле (для этого необходимо подтверждение с применением круглой печати). В том случае, если это не было сделано, можно попытаться связаться с партнерами и послать им скан чистого удостоверения по электронной почте. При использовании данного варианта надо договориться с партнерами о том, что они немедленно вернут скан по емейлу со своими печатями, а оригинальный документ отправят курьером (на нем затем необходимо проставить отметки своей компании).
Отсутствие посадочных талонов на самолет
Необходимость в предоставлении руководителем посадочных талонов обусловлена тем, что они подтверждают факт состоявшегося перелета и использования пассажиром приобретенного за счет работодателя билета. В случае потери одного или более посадочных талонов и наличии авиабилетов на имя главбухга подается служебная записка с просьбой принять к учету билеты без посадочных талонов, к которой прилагаются копии билетов.
Потеря оригиналов авиабилетов
Несмотря на появление электронных авиабилетов, при поездках по железной дороге и на некоторых внутренних авиалиниях по-прежнему используются бумажные билеты. Их нужно сдавать в бухгалтерию после окончания командировки. В случае потери оригиналов билетов на имя главбуха подается служебная записка, в которой содержатся разъяснение ситуации и просьба о принятии отчета без них. К записке прилагаются документы, удостоверяющие факт совершения поездки, например, командировочное удостоверение, отметки аэропорта, посадочные талоны и др.
